仕事ができないのはメール術のせい?コツを紹介!

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この記事の所要時間: 457

新人サラリーマン時代、私は仕事ができませんでした
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独自のノート術によって、劇的な進化を遂げた私。

じつは私が進化できたのは、ノート術だけでなく、メール術も工夫したからでした。

この記事では、仕事ができない人が
進化するためのメール術を紹介します。


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仕事ができない原因はメール術にある!

大学を卒業後、サラリーマンになった私は、
1年目~2年目と、まったく仕事ができませんでした。

そんな私も、試行錯誤の末、独自のノート術を編み出し、
少しずつ仕事ができるようになっていきました。

※そのノート術は、こちらの記事で紹介しています。
⇒仕事ができない人が劇的に進化できるノート術とは?

今思えば、仕事ができなかった頃の私は、
ノート術だけでなく、メール術も確立されていなかったんです。

  • 返信が遅い
  • 返信を忘れる
  • 過去のメールを探し出せない
  • 受信ボックスがぐちゃぐちゃ

これらが仕事の効率を下げていることは明らかでした。

私の経験上、仕事ができる人はメールでミスすることが少なく、
メールでミスが多い人は、仕事ができません。

まれに、仕事はできるけどメールは苦手、という人もいますが、
メールがうまい人で仕事ができない人は、ほとんどいないんです。

だから、メール術を磨くことは、
仕事ができるようになるための第一歩といえるんですよ。

進化するためのメール術は?

では、メール術のコツを知って、
仕事ができる人に進化しましょう。

メール術のコツは以下です。

  1. フラグを使う
  2. フォルダ分けする
  3. 辞書登録を使う
  4. メールアドレスは最後に入力する
  5. 今の状況を返信する
  6. 重要なメールは、あとで必ず電話も入れる

順番に説明しますね。

(1)フラグを使う

フラグとは、メールに付けるマークのことで、
重要なメールをほかのメールと区別する機能です。

メール管理ソフトによって呼び方が変わることもあり、
アウトルックでは「フラグ」ですが、Gmailでは「スター」といいます。

使い方は簡単。
(ここではGmailで説明します)

以下のように、件名横のスターマークをクリックするだけです。
↓(画像クリックで拡大)

Gmailでは「スター」

Gmailでは「スター」

スターを付けておけば、
スター付きメールだけを見ることができますよ。

スター付きメールだけを確認

スター付きメールだけを確認

たとえば、同僚から資料作成の依頼メールがきたとしますよね。

忘れないよう、そのメールにフラグを付けておいて、
やり終わったら、フラグを解除するんです。

これによって、仕事の失念を防ぐことができます。

あと、せっかくフラグを付けても、忘れると意味がないので、
フラグ付きメールボックスは、毎日眺めるようにしましょうね。

(2)フォルダ分けする

メールはまず、受信ボックスに届きます。

案件ごとにフォルダを作って、分けておくようにしましょう。

これをやることで、過去のメールを
瞬時に探し当てることができますよ。

(3)辞書登録を使う

仕事のメールでは、よく使う言葉があります。

これを一瞬で呼び出せるように、
辞書登録してしまうんです。

■辞書登録の例

「お世話になっております。」⇒「おせ」

「貴重なお時間をいただき、
 誠にありがとうございました。」⇒「きち」

「何卒よろしくお願いいたします。」⇒「なに」

「誠にありがとうございました。」⇒「まこ」

「グローバル販売促進部の鈴木です。」⇒「ぐろ」

「お疲れ様です。」⇒「おつ」

「おはようございます。」⇒「おは」

こんな感じで登録しておくと、タイプミスが減り、
時間も短縮できるので、とても便利ですよ。

タイピングが苦手なかたはもちろん、慣れているかたでも、
これをやることでメール効率がさらに上がります。

辞書登録のやり方は、こちらのページがわかりやすいですよ。
⇒辞書登録方法(Windows)

(4)メールアドレスは最後に入力する

取引先とのメールで、
絶対に間違えてはいけないのがメールアドレスです。

また、メールアドレスを空欄にしておけば、
誤って送信ボタンを押してしまっても、送信されないので安心ですよ。

本文を書き終わってから
メールアドレスを入力するようにしましょう。

(5)今の状況を返信する

メールの送り手が心配するのは、
相手の状況が把握できないこと」です。

メールを受け取ったら、なるべく早く、
遅くとも24時間以内には返信するようにしましょう。

契約締結できたのか、できなかったのか、
資料作成は間に合いそうか、無理そうか、
などなど、今の状況を返信しましょう。

(6)重要なメールは、あとで必ず電話も入れる

重要なメールの場合は、
メールのあとに必ず電話を入れましょう。

というのも、メールをあまり見ない人もいるからです。

返信がないのは相手の責任ではなく、
自分自身の責任と考え、
コミュニケーションを忘れないでくださいね。


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